Stop met het maken van die actielijstjes. Ze werken niet. Het moet anders. Dat betoogt althans Daniel Markovitz in een artikel in de Harvard Business Review. Markovitz doceert af en toe op Stanford, maar heeft daarnaast een adviespraktijk voor time management en productiviteit. Hij somt een aantal redenen op waarom die lange lijstjes niet werken. Zo is er het keuzeprobleem: onze hersens schijnen niet meer dan zeven opties te kunnen verwerken; anders schieten we in de stress en verlammen we. We komen dus in de verleiding om maar niets aan te pakken. Nog een nadeel van zo'n actielijst is, is dat je nooit per afzonderlijke taak ziet hoeveel tijd die kost. Laat staan of zo'n voorgenomen actie belangrijk is of urgent - een essentieel verschil. En óf je er überhaupt wel tijd voor hebt. Een laatste nadeel is dat je je niet aan een actie committeert: als je 'm niet uitvoert, gebeurt er meestal niets. Althans de eerste tijd. Totdat de deadline akelig dichtbij komt en je er niet meer onderuit komt. Goed, als actielijstjes niet werken, wat werkt dan wel? Markovitz pleit in de Harvard Business Review voor een simpel alternatief: zet elke taak in je agenda op een specifiek tijdstip. Dat dwingt je om te kiezen én om er een tijdsinschatting aan te hangen. Je agenda lijkt opeens voller - zeker als je nog tijd reserveert voor mail of die onvermijdelijke plotselinge crisis die tussendoor komt. Dat is geen ramp, zegt de consultant. Je werkt oneindig veel gestructureerder. En het maakt het alleen maar eenvoudiger om vaker 'nee' te zeggen tegen iemand die weer iets van je vraagt. En daarmee begint een minder stressvol bestaan.